Vorige week werd ik door een collega even gewezen op mijn grootste valkuil, namelijk dat ik teveel in control wil zijn.
De situatie.
Ik doe op dit moment een verbeteringsprogramma. Het doel van dit programma is de processen binnen de gemeente effectiever en efficiënter dienen te verlopen. De kern van het programma is dat de verschillende onderdelen beter dienen te samenwerken om samen een beter eindresultaat te halen.
Na wat randvoorwaarden te hebben geschetst voor het programma (een goed programmaplan met een DIN, kaders en methodieken ontwikkeld, mensen getraind, programma-organisatie neergezet, enz) hebben we afgelopen jaar 12 succesvolle projecten gestart. De 12 projecten hebben wij door de lijn laten opstarten, waar ik als programmamanager afspraken heb gemaakt met de verschillende opdrachtgevers en projectleiders uit de lijn en het programmateam hebben de projectleiders geholpen om tot resultaten te komen.
Wat ging er fout
Tot zover een prima programma....alleen nu begint de organisatie zich er van bewust te worden dat procesmatig herontwerp de kern is tot een slimme organisatie. Daartoe zijn er 2 bewegingen. Ten eerste is de vraag naar ondersteuning die toeneemt en die ik met de beperkte resources nauwelijks kan voldoen. Ten tweede is dat er allerlei initiatieven in de organisatie gaan opstarten, waar ik geen grip meer op heb.
En juist om het laatste gaat het. "waar ik geen grip meer op heb". Vorige week kwam ik achter zo'n initiatief en ik was teleurgesteld dat ik hier niet van op de hoogte was gebracht. Ik ben toch immers "Mr. Processen". Dus ik ging in mijn verdediging en probeerde meer grip te krijgen. Dit terwijl het een prima initiatief was, wat perfect past in mijn doelen.
Mijn collega wees mij op het feit dat ik niet congruent was. "Jij bent toch altijd zo aan het stimuleren dat mensen gewoon initiatief moeten nemen en meer in processen moeten denken. Nu doen we dat en dan ga jij op de rem...".
Toen hij dit zei, werd ik wakker en ging meer doorvragen. Hierdoor kwam het echte gesprek tot stand en ik kreeg een steeds beter gevoel.
Mijn leerles
Mijn leerles is toch dat ik eerst dient te begrijpen, voordat ik ga oordelen. Van beheersing naar verbinding. Misschien ben ik nu pas aan het groeien van een soort "superprojectmanager naar een programmamanager".
Toch blijf ik het spanningsveld ingewikkeld vinden. Heeft iemand nog tips ?
Abonneren op:
Reacties posten (Atom)
Pratice what you preace! Dus inderdaad wees blij dat mensen initiatief nemen, maar maak ze ook bewust ervan dat als zij níet verbinden met de rest van de organisatie (en jou) dat ze dan een risico lopen dat ofwel hun project geen succes wordt of dat hun succes door andere niet geaccepteerd wordt....
BeantwoordenVerwijderenAls het een initiatief is dat bijdraagt aan je doelen zou ik maar een vraag aan ze stellen: Zal ik jullie opnemen in mijn rapportages?
BeantwoordenVerwijderenHet heeft als voordeel dat er bekendheid komt voor hun initiatief, zonder dat ze er veel voor hoeven te doen. En jij hebt een initiatief toegevoegd aan het lijstje, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over verloop.
Ik zou dus rustig achterover zitten. Het wiel is juist uit zichzelf aan het draaien. Immers ben je niet zozeer verantwoordelijk voor het slagen van de individuele initiatieven als wel voor het bereiken van je doelen.