Op donderdag 4 februari spreek ik over één van de programma´s waar ik programmamanager van ben. Als je geïnteresseerd bent, wees dan welkom. Wel even inschrijven op de site.
Hieronder is de uitnodiging:
New Knowledge Club donderdag 4 februariDe Rotterdamse Standaard voor Projectmatig Werken
Wie de stadsvisie Rotterdam - de ruimtelijke ontwikkelingsstrategie 2030 van Rotterdam - leest, wordt blij. Het stuk staat bol van ambitie en heeft het potentieel van de stad scherp voor ogen. Het bestuur van Rotterdam zet daarmee een positief en gedurfd statement neer in de toekomende tegenwoordige tijd. This day is the first day of the rest of your life, is het credo.
Om dit droombeeld te realiseren is het noodzakelijk dat de fysieke diensten van gemeente Rotterdam (ds+V, OBR en GW) intensief samenwerken. Deze samenwerking is niet vanzelfsprekend. De diensten zijn in de loop der jaren verkokerd, waarmee Rotterdam niet altijd mee is gediend.
We zijn door ervaring wijzer geworden en weten nu dat werken in domeinen door de tijd is achterhaald. Daarom heeft het management van deze diensten hun handen ineen geslagen en zijn een dienstoverstijgende samenwerking gestart, want uiteindelijk leidt tot een gemeenschappelijke aansturing van de fysieke keten. Het eerste resultaat van deze samenwerking is de ontwikkeling van een gezamenlijke aanpak van projecten, de Rotterdamse Standaard voor Projectmatig Werken. De RSPW is de professionele lat voor ontwikkeling en realisatie van fysieke projecten. Deze standaard beschrijft essentiële elementen waarlangs de diensten in de komende jaren een verbeterslag gaan maken.
Op donderdag 4 februari 2010 spreekt Richard Vielvoye over het veranderingsproces en wat de Rotterdamse Standaard nu precies behelst. Hij zal ons meenemen in de (wonderlijke) wereld van de gemeente Rotterdam en zal zijn ervaringen delen. U kunt zich inschrijven voor deze bijeenkomst via www.newknowledgeclub.nl.
De bijeenkomst van de New Knowledge Club vindt plaats op de Faculty Club (17e etage hoogbouw EUR Woudestein, Burgemeester Oudlaan 50, 3062 PA Rotterdam) en start om 19.30 uur met een borrel (op eigen rekening). De sessie start ca. 20.00 uur en duurt tot uiterlijk 22.30 uur.
Richard Vielvoye is programmamanager bij de gemeente Rotterdam. Hij helpt de gemeente bij ingewikkelde veranderopgaven en bedrijfsvoering trajecten. Sinds 2007 werkt hij bij het Gemeenschappelijk Management Fysiek, de centrale directie van de fysieke diensten. Nadat hij enkele jaren controller is geweest heeft hij zich afgelopen jaren gespecialiseerd in project- en programmamanagement, gecombineerd met verandermanagement. In 2008 heeft hij een postacademische studie programmamanagement in Groningen afgerond.
vrijdag 22 januari 2010
woensdag 20 januari 2010
De taal van programmamanagement
Uit de praktijk:
"Beste opdrachtgever,
Om het programma XYZ te starten organiseren wij een PSU. Het resultaat van de PSU zal zijn dat we een DIN opleveren, een SMART risico-analyse en we maken afspraken over effectmeting. Deze sessie wordt georganiseerd doen we met het PMO, maar het belangrijk dat u als opdrachtgever de missie en visie van het programma komt vertellen".
Dat is duidelijk toch ? Het mooie van dit verhaal is dat dit mailtje uit een organisatie komt die nog nooit projectmatig heeft gewerkt, laat staan programmatisch. Maar is het eigenlijk wel belangrijk dat de organisatie de taal begrijpt?
De opdrachtgever heeft waarschijnlijk een beeld gehad toen hij de programmamanager aanstelde. Hij zal met een probleem hebben gezeten, wat hij graag opgelost zou zien. Dan zit de beste opdrachtgever niet te wachten op alle mooie tools en instrumentarium. De programmamanager moet zijn probleem gewoon oplossen.
Is taal dan toch onbelangrijk ?
Mijn mening is dat de programmamanager duidelijk moet zijn en dat iedereen het moet snappen waar hij het over heeft. Als programmatisch werken nog niet geland is in de organisatie, zal hij dus taal dienen te gebruiken die zelfs je moeder snapt. Voor de rest zal hij al die instrumenten zelf moeten gebruiken en laten zien hoe het werkt. Een DIN bijvoorbeeld (Doelen-Inspanningen-Netwerk) is een prachtig instrument. Mijn advies richting hem is geweest om het DIN in concept op te stellen en te laten zien aan zijn opdrachtgever (en natuurlijk wel een beetje mooi opgemaakt, zodat het verkoopt). Vervolgens met de opdrachtgever in gesprek gegaan dat dit DIN een hulpinstrument is om de samenhang van verschillende activiteiten en projecten inzichtelijk te maken. Dan kan hij altijd nog voorstellen om dit DIN te verfijnen met een bijeenkomst (en dat noemen we dan een PSU).
Voor de liefhebber nog even de vertaalcomputer over een aantal woorden:
* Programma -> zie mijn vorige blog
* PSU -> ProgrammaStartUp. Voordat je een programma start is het goed om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Doormiddel van tijd te nemen met elkaar, goed te luisteren en proberen consensus te vinden creeer je snelle start.
* DIN -> Doelen Inspanningen Netwerk -> overzicht waarbij de samenhang tussen de projecten en de doelen die je wil realiseren te zien is (welk project draagt bij aan welk doel)
* SMART -> Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Resultaatgericht en Tijdgeboden. Een manier om afspraken scherp te maken.
* PMO -> Programma Management Office. De ondersteunende groep (of leidende groep) mensen in het programma.
"Beste opdrachtgever,
Om het programma XYZ te starten organiseren wij een PSU. Het resultaat van de PSU zal zijn dat we een DIN opleveren, een SMART risico-analyse en we maken afspraken over effectmeting. Deze sessie wordt georganiseerd doen we met het PMO, maar het belangrijk dat u als opdrachtgever de missie en visie van het programma komt vertellen".
Dat is duidelijk toch ? Het mooie van dit verhaal is dat dit mailtje uit een organisatie komt die nog nooit projectmatig heeft gewerkt, laat staan programmatisch. Maar is het eigenlijk wel belangrijk dat de organisatie de taal begrijpt?
De opdrachtgever heeft waarschijnlijk een beeld gehad toen hij de programmamanager aanstelde. Hij zal met een probleem hebben gezeten, wat hij graag opgelost zou zien. Dan zit de beste opdrachtgever niet te wachten op alle mooie tools en instrumentarium. De programmamanager moet zijn probleem gewoon oplossen.
Is taal dan toch onbelangrijk ?
Mijn mening is dat de programmamanager duidelijk moet zijn en dat iedereen het moet snappen waar hij het over heeft. Als programmatisch werken nog niet geland is in de organisatie, zal hij dus taal dienen te gebruiken die zelfs je moeder snapt. Voor de rest zal hij al die instrumenten zelf moeten gebruiken en laten zien hoe het werkt. Een DIN bijvoorbeeld (Doelen-Inspanningen-Netwerk) is een prachtig instrument. Mijn advies richting hem is geweest om het DIN in concept op te stellen en te laten zien aan zijn opdrachtgever (en natuurlijk wel een beetje mooi opgemaakt, zodat het verkoopt). Vervolgens met de opdrachtgever in gesprek gegaan dat dit DIN een hulpinstrument is om de samenhang van verschillende activiteiten en projecten inzichtelijk te maken. Dan kan hij altijd nog voorstellen om dit DIN te verfijnen met een bijeenkomst (en dat noemen we dan een PSU).
Voor de liefhebber nog even de vertaalcomputer over een aantal woorden:
* Programma -> zie mijn vorige blog
* PSU -> ProgrammaStartUp. Voordat je een programma start is het goed om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Doormiddel van tijd te nemen met elkaar, goed te luisteren en proberen consensus te vinden creeer je snelle start.
* DIN -> Doelen Inspanningen Netwerk -> overzicht waarbij de samenhang tussen de projecten en de doelen die je wil realiseren te zien is (welk project draagt bij aan welk doel)
* SMART -> Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Resultaatgericht en Tijdgeboden. Een manier om afspraken scherp te maken.
* PMO -> Programma Management Office. De ondersteunende groep (of leidende groep) mensen in het programma.
dinsdag 5 januari 2010
Wat is eigenlijk programmamanagement
Ik heb veel vragen gekregen wat nu eigenlijk programmamanagement is. Daarom wil ik met deze blog kort mijn visie op programmamanagement aangeven.
In de literatuur zijn een aantal definities gegeven over programmamanagement (ik heb ze aan het eind van deze post genoemd). Maar in mijn visie gaat programmatisch werken over "(ver)binden en ondernemen om doelen te realiseren".
Simpel voorbeeld:
Stel we willen de gemeente veiliger maken. Of in SMART-termen: "In de wijk xxxxx willen we ipv een 6,7 op de veiligheidsindex volgend jaar een 7,2 scoren.". Om dit te realiseren kun je niet volstaan met één activiteit te ondernemen (b.v. meer blauw op straat) of één project op te starten (b.v. het aanleggen van meer verlichting). Het is een combinatie van activiteiten en projecten die bijdragen aan het realiseren van het doel. Vaak zie je dat activiteiten en projecten los van elkaar worden uitgevoerd, waardoor het synergie-effect (2+2=5) weg is en soms ook elkaar juist afzwakt.
Programmamanagement gaat over de regie voeren over de samenhang van activiteiten en projecten (titel boek van Twijnstra: sturen op samenhang). Dit betekent dat je inzichtelijk dient te krijgen welke doelen er zijn, welke activiteiten/projecten er al lopen en hoe deze met elkaar verhouden. Dat is wat mij betreft verbinden.
Daarnaast geloof ik ook dat je het lef moet hebben om bepaalde activiteiten te stoppen of juist te starten. En dat is het ondernemerschap. Een mooi voorbeeld uit de Rotterdamse ketenpraktijk is de regie op de zorg. Vroeger was het zo dat als je probleemjongere was, steeds te maken had met verschillende partijen (jeugdzorg, leerplicht, politie, enz). Doormiddel van regie te voeren en afspraken te maken met verschillende partijen kun je afspreken dat b.v. leerplicht niets doet met een bepaalde jongere, maar de politie de zorgplicht over neemt. Verbinden en ondernemen dus.
En voor de liefhebber, hierbij mijn verzameling aan definities. Mochten jullie nog aanvullingen hebben hoor ik ze graag:
1. MSP: "Programme management can be defined as the co-ordinated management of a portfolio of projects that change organizations tot achieve benefits that are of strategic importance"
2. Twijnstra: "Programma is een tijdelijke unieke en compexe verzameling van doelen en inspanningen waaraan mensen met beperkte middelen doelengericht samenwerken" (Tak, van der en Wijnen, 2007)
3. Jo Bos: “Een tijdelijke organisatievorm voor een reeks samenhangende werkzaamheden (projecten, routines, improvisaties) die samen leiden tot de realisatie van een uniek doel of set van doelen" (Bos, 2008).
4. Nederlandse Best Practices: Een programma dient om een organisatie te ondersteunen in een verandering die van strategisch belang is; wordt ingericht als een samenhangend portfolio van projecten en lijnactiviteiten en het programmasucces wordt afgemeten aan gerealiseerde baten/bijdragen.
5.Hans Licht: "Een programma is een samenhangende verzameling van activiteiten, zoals projecten, taskforces en reguliere lijnactiviteiten, gericht op de oplossing van een integrale probleemstelling, die onder de verantwoordelijkheid van verschillende autoriteiten vallen". (Licht, 2005)
6. Deloitte: “Het management van een omvangrijke portfolio van samenhangende verbeterprojecten die een organisatie veranderen om zo voordelen te bereiken die strategisch van belang zijn en die leiden tot een betere performance voor de verschillende belanghebbende.” (Bruijn, de, 2003)
7. Hans van Leeuwen(2x): "Een programma stelt de organisatie in staat strategische doelen te realiseren. Het is een geïntegreerd traject van projecten en activiteiten met verandermanagement en processturing. Door een geraffineerd samenspel van interventies dat deels in de organisatie zelf, vaak in een keten en deels in projecten plaatsvindt worden doelen bereikt en benefits verzilverd."
In de literatuur zijn een aantal definities gegeven over programmamanagement (ik heb ze aan het eind van deze post genoemd). Maar in mijn visie gaat programmatisch werken over "(ver)binden en ondernemen om doelen te realiseren".
Simpel voorbeeld:
Stel we willen de gemeente veiliger maken. Of in SMART-termen: "In de wijk xxxxx willen we ipv een 6,7 op de veiligheidsindex volgend jaar een 7,2 scoren.". Om dit te realiseren kun je niet volstaan met één activiteit te ondernemen (b.v. meer blauw op straat) of één project op te starten (b.v. het aanleggen van meer verlichting). Het is een combinatie van activiteiten en projecten die bijdragen aan het realiseren van het doel. Vaak zie je dat activiteiten en projecten los van elkaar worden uitgevoerd, waardoor het synergie-effect (2+2=5) weg is en soms ook elkaar juist afzwakt.
Programmamanagement gaat over de regie voeren over de samenhang van activiteiten en projecten (titel boek van Twijnstra: sturen op samenhang). Dit betekent dat je inzichtelijk dient te krijgen welke doelen er zijn, welke activiteiten/projecten er al lopen en hoe deze met elkaar verhouden. Dat is wat mij betreft verbinden.
Daarnaast geloof ik ook dat je het lef moet hebben om bepaalde activiteiten te stoppen of juist te starten. En dat is het ondernemerschap. Een mooi voorbeeld uit de Rotterdamse ketenpraktijk is de regie op de zorg. Vroeger was het zo dat als je probleemjongere was, steeds te maken had met verschillende partijen (jeugdzorg, leerplicht, politie, enz). Doormiddel van regie te voeren en afspraken te maken met verschillende partijen kun je afspreken dat b.v. leerplicht niets doet met een bepaalde jongere, maar de politie de zorgplicht over neemt. Verbinden en ondernemen dus.
En voor de liefhebber, hierbij mijn verzameling aan definities. Mochten jullie nog aanvullingen hebben hoor ik ze graag:
1. MSP: "Programme management can be defined as the co-ordinated management of a portfolio of projects that change organizations tot achieve benefits that are of strategic importance"
2. Twijnstra: "Programma is een tijdelijke unieke en compexe verzameling van doelen en inspanningen waaraan mensen met beperkte middelen doelengericht samenwerken" (Tak, van der en Wijnen, 2007)
3. Jo Bos: “Een tijdelijke organisatievorm voor een reeks samenhangende werkzaamheden (projecten, routines, improvisaties) die samen leiden tot de realisatie van een uniek doel of set van doelen" (Bos, 2008).
4. Nederlandse Best Practices: Een programma dient om een organisatie te ondersteunen in een verandering die van strategisch belang is; wordt ingericht als een samenhangend portfolio van projecten en lijnactiviteiten en het programmasucces wordt afgemeten aan gerealiseerde baten/bijdragen.
5.Hans Licht: "Een programma is een samenhangende verzameling van activiteiten, zoals projecten, taskforces en reguliere lijnactiviteiten, gericht op de oplossing van een integrale probleemstelling, die onder de verantwoordelijkheid van verschillende autoriteiten vallen". (Licht, 2005)
6. Deloitte: “Het management van een omvangrijke portfolio van samenhangende verbeterprojecten die een organisatie veranderen om zo voordelen te bereiken die strategisch van belang zijn en die leiden tot een betere performance voor de verschillende belanghebbende.” (Bruijn, de, 2003)
7. Hans van Leeuwen(2x): "Een programma stelt de organisatie in staat strategische doelen te realiseren. Het is een geïntegreerd traject van projecten en activiteiten met verandermanagement en processturing. Door een geraffineerd samenspel van interventies dat deels in de organisatie zelf, vaak in een keten en deels in projecten plaatsvindt worden doelen bereikt en benefits verzilverd."
Abonneren op:
Posts (Atom)
