De taal van programmamanagement

Uit de praktijk:

"Beste opdrachtgever,

Om het programma XYZ te starten organiseren wij een PSU. Het resultaat van de PSU zal zijn dat we een DIN opleveren, een SMART risico-analyse en we maken afspraken over effectmeting. Deze sessie wordt georganiseerd doen we met het PMO, maar het belangrijk dat u als opdrachtgever de missie en visie van het programma komt vertellen".

Dat is duidelijk toch ? Het mooie van dit verhaal is dat dit mailtje uit een organisatie komt die nog nooit projectmatig heeft gewerkt, laat staan programmatisch. Maar is het eigenlijk wel belangrijk dat de organisatie de taal begrijpt?

De opdrachtgever heeft waarschijnlijk een beeld gehad toen hij de programmamanager aanstelde. Hij zal met een probleem hebben gezeten, wat hij graag opgelost zou zien. Dan zit de beste opdrachtgever niet te wachten op alle mooie tools en instrumentarium. De programmamanager moet zijn probleem gewoon oplossen.

Is taal dan toch onbelangrijk ?
Mijn mening is dat de programmamanager duidelijk moet zijn en dat iedereen het moet snappen waar hij het over heeft. Als programmatisch werken nog niet geland is in de organisatie, zal hij dus taal dienen te gebruiken die zelfs je moeder snapt. Voor de rest zal hij al die instrumenten zelf moeten gebruiken en laten zien hoe het werkt. Een DIN bijvoorbeeld (Doelen-Inspanningen-Netwerk) is een prachtig instrument. Mijn advies richting hem is geweest om het DIN in concept op te stellen en te laten zien aan zijn opdrachtgever (en natuurlijk wel een beetje mooi opgemaakt, zodat het verkoopt). Vervolgens met de opdrachtgever in gesprek gegaan dat dit DIN een hulpinstrument is om de samenhang van verschillende activiteiten en projecten inzichtelijk te maken. Dan kan hij altijd nog voorstellen om dit DIN te verfijnen met een bijeenkomst (en dat noemen we dan een PSU).

Voor de liefhebber nog even de vertaalcomputer over een aantal woorden:
* Programma -> zie mijn vorige blog
* PSU -> ProgrammaStartUp. Voordat je een programma start is het goed om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Doormiddel van tijd te nemen met elkaar, goed te luisteren en proberen consensus te vinden creeer je snelle start.
* DIN -> Doelen Inspanningen Netwerk -> overzicht waarbij de samenhang tussen de projecten en de doelen die je wil realiseren te zien is (welk project draagt bij aan welk doel)
* SMART -> Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Resultaatgericht en Tijdgeboden. Een manier om afspraken scherp te maken.
* PMO -> Programma Management Office. De ondersteunende groep (of leidende groep) mensen in het programma.