Rotterdams programmamanagement

Binnen Rotterdam worstelen we al enige tijd met de vraag wat en hoe programmamanagement in Rotterdam toegepast zou kunnen worden. Daarom hebben we 2 dagen op de "hei" gezeten om de Rotterdamse standaard voor programmasturing te maken.

Een interessante sessie, waarbij via de gedachte van een snelkookpan werden ervaring en theorie bij elkaar gebracht. Ik werd vooral warm van de Rotterdamse programmamanagement-stappen en de manier hoe je programmamanagement in de praktijk zou uitvoeren.

Visie op de Rotterdamse stappen:
1) Wat is er aan de hand (welk effect ben je niet tevreden mee)
2) Wat willen we hier mee bereiken (welk effect wil je nastreven)
3) Wat gaan we doen (welke inspanningen/projecten ga je doen)
4) Hebben we gedaan wat we zouden doen ?
5) Hebben we bereikt wat we wilden bereiken (dus is je effect bereikt).

Visie op de Rotterdamse programmamanagement-aanpak:
1) het begint altijd met inzicht en overzicht
2) vervolgens doe je aan beinvloeding
3) daarna eventueel ingrijpen en escaleren.

Sturing begint altijd met inzicht en overzicht. Als je dat niet hebt als programmamanager, ben je nergens. Vaak is het geven van overzicht al genoeg om projecten dezelfde richting uit te krijgen of juist projecten te versnellen.
Daarna begint het echte spel van de programmamanager, namelijk de beinvloeding. En in tegenstelling tot de projectmanager, is het veld van de programmamanager erg groot, van bestuurlijk tot uitvoeringsveld. Overal zal de programmamanager zijn informatie dienen op te halen, zijn visie te delen en proberen te sturen zonder macht (Hans Licht).
Als de beinvloeding niet lukt, dan zijn er altijd nog de formele wegen. Ook hier zijn er verschillende wegen te bewandelen, maar het is belangrijk dat je aan de bovenkant de juiste macht hebt georganiseerd (leidende coalitie).

Als laatste was het weer een bevestiging dat programmamanagement een ingewikkeld vak is. De echte programmamanager is het schaap met 5 poten. Aangezien dit een zeldzaamheid is zal het programmateam complementair aan de ontbrekende competenties dienen te zijn van de programmamanager.

Het waren inspirerende dagen en vooral buiten was het erg lekker.

Motivatietip

Een tijdje geleden ben ik door het bedrijf Sensetives gevraagd of ik een motivatietip had. Sensetives is gespecialiseerd in bedrijven te helpen om hun omzettarget te helpen.

Al is onderstaande tekst opgesteld specifiek naar aanleiding van hun vraag, geldt dit ook onverkort voor programma's. Zie hun website:

"
Zijn beste motivatietip is dat jouw persoonlijke drijfveren in overeenstemming moeten zijn met de doelen die de organisatie wil bereiken. Daarom is het belangrijk om te investeren in teamvorming en er achter te komen wat het gezamenlijk belang is. Dan kun je vanuit belangen verder redeneren in plaats vanuit positie.

Een voorbeeld uit mijn praktijk.
Ik heb een team gehad welke elke week bij elkaar kwam, maar dit overleg verliep altijd rommelig. Mensen hadden het niet over de echte zaken (het was een vuilnisbak van irrelevante zaken). Daarnaast waren de teamleden niet met elkaar aan het praten, maar praatten langs elkaar. We hebben een tijdje doorgesukkeld, maar echte resultaten kwamen er niet.
De doorbraak van groep naar team was dat we een keer een tekenaar hebben uitgenodigd, die onze woorden in beeld gebracht heeft. In plaats dat je met elkaar over de taal hebt, kon je “veilig” reageren op wat je zag. De uitkomst is dat wij gezamenlijk een beeld hebben gecreëerd. Vanaf dat moment liepen de bijeenkomsten een stuk soepeler, want iedereen had hetzelfde beeld.

Mijn tips voor de praktijk:
* Heb het niet over de positie waar je in zit, maar redeneer vanuit belangen. Waar ben je het wel mee eens.
* Maak bespreekbaar als het niet loopt. Dus niet over de inhoud, maar over het proces.
* Probeer inzichtelijk te maken hoe personen denken, zodat je ook snapt waarom personen doen zoals ze doen. Bijvoorbeeld een introvert heeft verwerkingstijd nodig, een extrovert persoon haalt zijn energie uit het hier en nu.
* Probeer eerst een team te vormen en dan pas over de inhoud te hebben.
"

Weblog Theo van der Tak

Theo van der Tak (TG en de autoriteit op programmamanagement in Nederland) heeft een stukje over mijn blog geschreven.

Al ben ik het niet helemaal eens met hem, is het zeker de moeite waard om zijn blog te lezen. Zie: http://www.twynstraguddeblog.nl/theovandertak/2010/03/programmamanager-is-het-einde.html

Een programma heeft aandacht nodig

Afgelopen periode heb ik mijn programma geen aandacht gegeven en het heeft mij verbaast dat een programma niet vanzelf doorloopt. Mijn conclusie hieruit is dat een programma aandacht nodig heeft.

Eind 2009 heb ik afgesproken met mijn opdrachtgever dat we een nieuwe programmamanager gaan zoeken voor het programma wat ik deed. De reden was dat in dit programma meer activiteiten rondom overdracht naar beheer diende plaats te vinden en dat is niet mijn sterkste kant (Ik ben een initiator en geen beheerder). Dus daarvoor hebben we samen besloten dat er een wisseling van wacht zou moeten komen. Het voornemen was goed, maar 3 maanden verder hebben we nog steeds geen vervanger gevonden.

Toen de klassieke valkuil. Ik heb een ander mooi programma gestart, wat al mijn aandacht slokt. Daardoor heb ik bijna geen aandacht gegeven aan het programma. Ik had wel verwacht dat de projecten en activiteiten in mijn programma zouden doorlopen. Immers, ik ben niet resultaatverantwoordelijk, maar ben verantwoordelijk om de activiteiten te verbinden. Vervolgens krijg je dan te horen dat er kleine scheurtjes in projecten lopen, welke je dan negeert....

Nu een paar maanden verder, ben ik tot de conclusie gekomen dat het inslapen van het programma ook effect heeft op onderliggende projecten. Projecten heeft toch de verbindende factor nodig, iemand die af en toe een beetje energie stopt in de diverse projecten, de neuzen dezelfde kant op zet, de samenhang laat zien en inspireert. Kortom de taak van de programmamanager.

Dus collega's: mijn belangrijke les: ook bij een programma is aandacht nodig. Loslaten is achteruit gaan. Inmiddels gaan we toch wat harder op zoek naar mijn opvolger en doe binnenkort maar een ProgrammaFreshUp.

Programmatafel bij Intus

Gisteren was ik te gast bij Intus voor een rondetafel overleg over programmamanagement. De tafel bestond uit 13 gasten, welke allemaal affiniteit hadden met programmamanagement.

Vooraf aan de discussie werd een praktijkcase gepresenteerd door Gerard Agterberg van het Utrechtste gebiedsontwikkelingprogramma. Een zeer inspirerend verhaal, waarbij hij zijn sturingsmechanisme heeft aangegeven en hoe hij daarvoor de tool van Intus gebruikt om het programma te beheersen. Vooral de DIN (Doelenbomen) gaf inzicht in zijn programma. De hand van Twijnstra was hierin terug te herkennen.

Na deze presentatie hebben we in kleine groepen over het vak verder gediscussieerd. De volgende conclusies zijn daar getrokken:
1. er zit een verschil tussen de formele doelstelling en de intentie van de doelstelling (vaak ingegeven door dubbele agenda's);
2. de winst van het sturen van het programma zit in het middenspel (dus tussen de doelen en de inspanningen, het vlak van de relaties);
3. als programmamanager is het de kunst om ruimte te geven en los te laten. De marketingterm: Think global, act local past hierbij;
4. De ER-doelen aan de bovenkant zijn niet interessant, de laag eronder SMART-doelen zijn de stuurelementen.

De 4e opmerking werd verduidelijkt met een voorbeeld vanuit de politie. Als de politiek een "Veiliger leefomgeving" haalt de politie altijd dit doel. Immers als ze 1 fietsendief oppakken hebben ze al bijgedragen aan een veiliger leefomgeving. Interessanter is dus om te kijken wat er achter dit doel zit en omdat meetbaar te maken. Probleem is alleen dat de politiek hier niet op zit te wachten, aangezien ze zich graag laat afrekenen op doelen met ruimte en concrete resultaten.

Al met al een interessante middag. Overigens was het ook goed om te zien dat een partij in Nederland echt een tool heeft ontwikkeld voor programmabeheersing. Zie daarvoor: Intus programmamanagement

Resultaten seminar RSPW op Erasmus

Gisteren heb ik gesproken op de Erasmus universiteit voor een diverse club mensen (van student tot emeritus hoogleraar, van kleine ondernemer tot werknemer van groot bedrijf). Het was een stuk drukker dan ik verwacht had; de opkomst was meer dan 100 man....

Er waren een paar leuke discussies (o.a. over deelgemeentebestel). Conclusie van het verhaal is toch dat projectmanagement de methodiek niet zo belangrijk is, maar wel een voorwaarde. Het gaat over cultuurverandering, hoe krijg je de projectcommunity toch zo ver dat ze redeneren vanuit het belang van het project, de stad en de burger en niet vanuit hun individuele positie.

Het gaf mij energie. Nog wat kleine sfeerimpressies (met dank aan @Alex_Ditvoorst).

Locatie veranderd

Vanwege grote belangstelling is mijn lezing over de Rotterdamse Standaard verplaatst naar collegezaal CB037 in de grote hal van de Erasmus. We starten om 20:00 uur. Als je aanwezig wil zijn, gaarne inschrijven op: www.newknowledgeclub.nl